平成28年から、白色申告であっても、領収書の保存が義務付けられました。
非常に面倒くさいことなのですが、領収書は原則として7年間（一部5年間）保存しなければいけません。ですので確定申告が終わったからといって破棄して良いものではありません。
もし、ひょんなことから税務監査が入った暁には、経費などの支払いを裏付ける領収書等の書類が必須になります。もし、支払いを証明する書類がないと、実際に経費として使っていたとしても認められず、修正申告させられ、追徴税、加算税（罰金）延滞金等を支払わなければならないかもしれません。最悪、悪質な脱税とされるなんてことも。
そんなことがないように、領収書などの保存は、とても重要です。
僕は最初、段ボールなんかに書類を放り込んでおこうと思っていました。ただ、それだと、いざとなった時に探すのが大変そうですし、誤って紛失してしまうなんてこともあるかもしれません。
なので「領収書を保存するのに良いものはないか？」と、ネットを探したら、手軽に整理ができそうな「コクヨ 領収書・明細ファイル」というものが良さそうだったので購入してみました。
目次
実際に購入したもの
で、実際に購入したものが、以下の「コクヨ領収書ファイル」です。
僕は、グレー、ブルー、ピンクの三色すべてを購入してみました。
とりあえず、「領収書はブルー」、「レシートはピンク」、みたいな使い方をしても良いですし、「2016年はグレー」、「2017年はブルー」みたいに色を活用した使い方もできるかと全色購入してみました。
とにかく、いくつか色を分けることにより、整理がしやすくなるかと思います。
それぞれの明細ファイル見てみると、以下のようになっています。
ファイルの背面には、背表紙があり、例えば「2016年期 領収書」みたいなタイトルをつけて中身をわかりやすく整理することができます。
中には、以下のように見開きに、A5サイズのポケットが4つ付いている状態になります。
1冊につき全部で48ポケットあります。僕のような零細個人事業主の場合は、これ1年利用したとしても、1冊で十分事足りるかと思います。
僕は、実際に以下のように支払い書類などを入れて使用しています。
当然ながら領収証が綺麗に入る大きさになっています。A4サイズの紙だと半分に折りたたんだら、ちょうど良い具合に入ります。アマゾンの納品書等は、すっぽりと綺麗に入ります。
僕の場合は備品をAmazonで購入することが多いので、Amazon管理画面から領収証をA4に印刷して、折りたたんで収納しています。
以下のように、レシートを袋に放り込んでまとめておくなんて事もできます。
とりあえず、以下のような書類の保存に適しています。
- レシート
- 明細書
- 領収書
- DM（ダイレクトメール）
- 医療明細書
- 納品書
- 送り状
- 利用規約
とにかく、支払いの証明となるものは、何でも放り込んでおいた方が良いかと思います。
一歩進んだ使い方としては、カテゴリごとにタグを付けておくと、より整理がしやすくなるかと思います（※僕はここまでやってないです）。
その他の、ファイルの特徴は以下を参照してください。
単に書類を保存するだけでも、これだけ使いやすくする工夫が施されています。
使ってみた感想
実際に、領収書整理ファイルとして、しばらく使用してみました。
ていうか使うといっても、領収書をもらったら、とりあえず、ポケットの中にスポスポ入れていくだけなので超簡単です。実際に、5歳の姪っ子にも、お手伝いとして入れてもらったことがあるのですが、幼児でもできるほど簡単です。
とにかく、こんなふうにザクザク放り込んでいくだけなので、面倒くさがりの人でも苦もなくできるのではないかと思います。
欲を言えば、月ごとや、取引相手ごとに、割り振って、整理して保存しておけば良いのかもしれません。けれど、よほど大手でもない限りそこまで整理保存する必要はないのではないかと思います。
とりあえず、ファイルに一覧形式で領収書などが収納されていさえすれば、段ボールに放り込んであるだけの書類よりも何倍も見やすいです。
まとめ
確定申告のことを考えると、領収書やレシート、もしくは支払いを証明するものは、キッチリ保存しておくに越したことはありません。
いざ確定申告後に、監査が入った場合は、この「支払いを証明するもの」がないと、実際に備品などを購入して払っていたとしても形式上は「払っていない」ということになってしまいます。何せ払ったという証拠がないんだから。
そうなって、本来払う必要のないものまで払わされてしまったら、冗談抜きで悲しくて血の涙が出てしまうと思います。加えて、利子つきドーンと支払わされた暁には、精神的ダメージはハンパないものになると思います。
そんなことにはならないよう、領収書やレシート、様々な明細書類は、ファイルなどで見やすく、手軽に、確実に管理することが望ましいかと思います。
